Análisis de Soluciones de Workflows para SharePoint

Tal como podemos ver en la Encuesta que esta llegando a su fin, los Workflows en SharePoint, son una herramienta MUY potente pero con muchas limitaciones de cara al usuario final, inclusive para alguien avanzado en infraestructura o en herramientas de office. De las 3 alternativas que se ofrece desde el lado de Microsoft, los Workflows Nativos fueron una buena noticia al momento del lanzamiento de SharePoint, pero ya casi 2 años después, realmente nos damos cuenta de que sirven para pocas aplicaciones, y es que en realidad, la mayoría de los procesos corporativos son muy distintos y muy “a medida” de las organizaciones, para lo cual, las soluciones Estándar NO son recomendables, soy de la idea de que la aplicación tiene que adaptarse a nuestras necesidades y no tener que adaptar nuestras necesidades a las aplicaciones.

Pero no todo es malo con las funcionalidades Out Of The Box de SharePoint, los controles de parametrizacion de los Workflows realmente permiten una cierta personalización de estos procesos, y con algo de ingenio podemos hacer soluciones interesantes.

Como lo Estandard no es lo nuestro, SharePoint Designer fue lanzado como una de las herramientas mas completas para Personalizar SharePoint, aparte de ser la Versión adaptada a los nuevos tiempos, de FrontPage, y aquí si, ya se nos abren muchas posibilidades para que SharePoint se adapte a nuestra empresa. Definiciones de Variables, Acciones útiles y realistas, desarrollos gratuitos de nuevas acciones, personalización de formatos de mail, Delegaciones, Opciones de Inicio, son los ingredientes de toda buena receta al momento de construir procesos, pero como toda receta, solo algunos Chefs son capaces de prepararlas bien. Sin lugar a dudas, SharePoint Designer nos soluciono muchos aspectos de la construcción de SOLUCIONES con Procesos.

Pero, con el paso del tiempo, las empresas quieren llegar a mas, quieren sacar mas provecho de su inversión, quieren integrar procesos mas complejos a su Portal, y no solo dejar que SharePoint se encargue de Solicitudes de Vacaciones o Procesos de Compra por Caja Chica, y es totalmente lógico, las puestas a procesos complejos están abiertas con SharePoint y seguro mas de uno utilizo este argumento para cerrar un negocio, dejando maravillado al cliente con la posibilidad de integrar aplicaciones, obtener datos de fuentes externas a SharePoint, o ejecutar Procesos dependiendo de un volumen de ventas u objetivos que no se están cumpliendo, así como también vincular a Clientes y Proveedores en determinadas acciones (y no solo respondiendo un mail).

Y aquí comenzamos a escuchar términos de Windows Workflow Foundation, Visual Studio 2008, Toolkits, Frameworks y demás, muchos ya sabrán de lo que estoy hablando pero seguramente el usuario final se estará preguntando “con que se come eso”, así como crece la dificultad, también debe crecer la capacidad del usuario para manejar la generación de Workflows con Visual Studio, y siendo realistas, muy pocos son los habilidosos “Power Users” que pueden llevar a cabo tan difícil tarea…

Entonces, de los 3 niveles, tenemos solo uno para Usuarios Finales, uno para usuarios avanzados y otro definitivamente exclusivo para Desarrolladores, pero quien tiene la necesidad de la creación y definición de procesos en el portal, es justo el mas desamparado de todos estos personajes…

El Crecimiento y la popularidad que genero el Efecto SharePoint fue la causa del surgimiento de nuevas comunidades de developers, de usuarios que incursionaron en el desarrollo y de numerosas empresas que se dedican a la creación de herramientas complementarias para la plataforma, y los mas beneficiados son los usuarios, empresas Pequeñas y Medianas que no podían permitirse el lujo de financiar grandes proyectos de desarrollo pero que si están muy felices con lo que se encuentra hoy en el mercado se WebParts y demás.

En esta ocasión vamos a centrarnos en las herramientas disponibles para complementar la utilización de Workflows en la plataforma SharePoint de la siguiente manera :

En base a los resultados obtenidos en la encuesta, es claro que Nativamente, SharePoint NO cumple con las necesidades de Workflows para la gran mayoría de los usuarios/developers/administradores y demás participantes del Portal, solo el 16% de la totalidad se considera satisfecho con las herramientas nativas, y un 79% ve necesaria mejoras en este aspecto o la utilización de una herramienta de terceros para que cumpla sus requisitos, solo el 3% no utiliza los Workflows de SharePoint (Pero seguramente en muy poco tiempo los estén utilizando…). Pero bien, de las opciones mayoritarias y que abarcan casi el 80% de quienes aportaron su opinión, la opción de que  Funcionan pero hace falta mejoras en este sentido, son quienes tendrán que esperar a la próxima versión para ver si  realmente van a colmar sus expectativas los nuevos cambios en SharePoint 14, pero sobre que pasara con SharePoint Designer 2009 y como se manejo el tema de procesos es de lo que poco o nada sabemos al respecto y seguro muchos sueñan con un Designer al estilo Visio, una mayor lista de actividades y por que no, BDC integrado completamente y en forma Bidireccional, pero esto no lo sabremos hasta dentro de algunos meses, por tanto voy a centralizar mi análisis sobre la opción de “Definitivamente es necesaria una Herramienta de Terceros para Que Sirvan”.

Las Opciones en Workflow Designers Actuales

Veamos, en este sentido tenemos 2 tipos de Productos, algunos orientados simplemente a adicionar acciones a SharePoint Designer, como es el caso de Workflow Activities disponible gratuitamente en Codeplex, en este caso tenemos :

• 1 - Useful Sharepoint Designer Custom Workflow Activities 
• 2 - WSS3 Workflow Tools
• 3 - SharePoint Designer Workflow Extensions (custom actions)
• 4 - SharePoint Designer Workflow Exporter (SPDToolkit)
• 5 - Sharepoint Workflow Starter
• 6 - Custom SharePoint Workflow Starting Event Handlers
• 7 - MOSS Designer Workflow Activities
• 8 - WSS Mini Workflow Actions
• 9 - Sharepoint Workflow Migrator
• 10 - SharePoint 2007 Workflow Activities

Entre algunos otros, pero estos son los mas destacables, básicamente cumplen las funciones que puntualmente no encontramos ni en SharePoint 2007 ni en SharePoint Designer, algunas de ellas realmente son excelentes proyectos, de esos que no podemos dejar de descargar…

Aun así, sumando e implementando todas estas funcionalidades, hay muchas que no las logramos solucionar, sobre todo en la parte de Construcción Visual de Workflows, estos AddIns logran reducir en un porcentaje no muy alto, los tiempos de desarrollo y construcción de procesos. Un tema que siempre es consultado al momento de evaluar el inicio de estos proyectos es Desarrollo o Herramientas de Terceros? y mi respuesta es simple, debemos evaluar si las herramientas de Workflows actuales permiten realizar el 70% o mas de los requerimientos o si definitivamente solo me ayudan en un porcentaje mucho menor con lo cual la opción es clara, los costos de desarrollo de un proyecto de este tipo, supera ampliamente el costo de las herramientas,  entonces, si el porcentaje de solución brindada por la herramienta es alto, sin lugar a dudas seleccione la opción Comprar antes que Desarrollar.

Pero Que Comprar?

Como toda inversión en tiempos de Crisis, debemos evaluar si lo que estamos pagando me soluciona UN problema puntual o lo voy a poder reutilizar en otros proyectos y además, la situación actual nos indica que las empresas están optando por invertir en soluciones Globales y de alto impacto de cara a la mayoría de los usuarios de la organización en lugar de herramientas para soluciones puntuales o temporales. Es decir, es mejor apuntar a soluciones que me sirvan tanto para construir el Proceso mas complicado del área de Operaciones como para el mas básico de los formularios de Solicitud de Vacaciones a invertir en la construcción vía desarrollo de una necesidad del área contable, lógicamente si la aplicación así me lo permite.

Las siguientes son las principales herramientas disponibles para Diseño de Workflows con SharePoint 2007 :

Producto	WebSite	Brochures	Costo
K2 BlackPoint	http://www.k2.com/en/displaycontent.aspx?ID=901	Disponible en el Sitio Principal	Desde U$S 5000
Kaldeera Workflow Designer 2009	http://www.kaldeera.com	http://www.kaldeera.com/americas/Documents/Kaldeera%20workflow%20designer%202009.pdf	Desde U$S 2000
Nintex	http://www.nintex.com/en-US/Products/Pages/Workflow2007.aspx	http://nintexdownload.com/Nsupport/NW2007%20flyer.PDF	Desde U$S 5000
DataPolis Workflow Manager	http://www.datapolis.com.pl/en/Offer/Products/WorkBox/Pages/default.aspx	Tutorial	Desde U$S 2500

Ya definidos los jugadores, comenzamos el análisis :

	Compatible con Wss y MOSS	Versión Gratuita	Versión en Español	Tecnología Utilizada	Interfaz Grafica	Necesidad de Desarrollo	Facilidad de Implementación	Soporte Técnico en Español	Documentación en Español
K2 BlackPoint	SI	Trial	NO	Aplicación Silverlight	8	NO	7	Mediante Partner	NO
Kaldeera Workflow Designer	SI	Si	SI	Silverlight	9	NO	9	Directo	SI
Nintex Workflow Designer	SI	Trial	NO	Complemento para SharePoint	7	NO	8	Mediante Partner	NO
Datapolis Workflow Manager	SI	Trial	NO	Silverlight	6	NO	8	No Disponible	NO

En mi análisis, doy mucha prioridad al hecho de que este disponible una versión en nuestro Idioma, debido a que, la mayoría de los lectores del blog son de habla hispana, y el usuario final de nuestros proyectos, son, también de habla hispana, y para implementaciones de este estilo, orientadas al usuario final, en muchos casos sabemos que el idioma es una limitante, por tanto en Portales no podemos permitirnos el costo de una curva de aprendizaje alta, ni generar una resistencia grande desde el inicio.

Si bien es cierto que todos los fabricantes pueden dejarlos disponibles, el tiempo en el cual es probable que estén accesible no esta establecido todavía y ninguno de ellos pudo especificarme una fecha concreta.

Entonces veamos, todos los productos sirven tanto para SharePoint Services como para SharePoint Server, solo Kaldeera nos ofrece una versión GRATUITA, de su versión 2007 la cual soluciona muchos de los problemas básicos.

La mayoría de los productos están generados en Silverlight lo cual me parece un punto a favor el uso de esta tecnología por la flexibilidad y la riqueza de las interfaces que están ofreciendo, así como también la escalabilidad que ofrecen. Por ello, evalué la Interfaz Grafica de cada una de las aplicaciones, desde el lado del usuario final, y con cual logre mejores resultados fue con Kaldeera y con K2, nuevamente el punto a favor se lo lleva Kaldeera puesto que interpretar términos Técnicos en Ingles, resulto ser un poco complicado para usuarios finales básicos que necesitaban crear sus procesos corporativos.

En cuanto a necesidad de Desarrollo, ninguna de estas aplicaciones necesita la inserción de líneas de código para construir procesos pero si, algunas de ellas lo permiten, potenciando así la escalabilidad de la misma.

La Facilidad de Implementación es otro de los puntos fuertes de Datapolis y Kaldeera, en el caso de K2, es necesario implementar una solución desde el lado del Servidor, un tema que vimos en un anterior Post y que no en todos los casos se realiza con éxito sino que hay que parametrizar algunos valores para lograr que funcione. Algo parecido sucede con Nintex pero no al nivel de K2, de las 4 aplicaciones, la que mas simple me resulto de Implementar fue Kaldeera.

Ahora si, hablemos de Soporte Técnico y Documentación, dos de los temas mas importantes (a mi parecer) al momento de tomar una decisión de compra : Mi experiencia fue la siguiente, luego de Solicitar la Versión Trial de K2, escribí un mail para testear este aspecto, y todavía sigo esperando la respuesta, solo se comunico un Partner en Latinoamerica, el cual todavía me respondió el mail que les escribí, una situación parecida me sucedió con Nintex, aludiendo que existen numerosos Videos, Entrevistas y Reviews donde son tratados los temas que consulte, y en Datapolis, creo que por el Idioma (Son Placos) las respuestas van a tardar mas de lo esperado.

Generalmente, cuando bajo aplicaciones Trial, entiendo que las empresas no querrán gastar esfuerzos en Posibles Futuros clientes y se dedican mas a los que en lugar de solicitar una versión de prueba ingresaron ya su numero de tarjeta de crédito, pero como yo, entiendo que muchos, y mas en nuestro mercado y situación económica, tenemos que evaluar muy bien lo que compramos. Es cierto que empresas como K2 tienen muy desarrollado su sistema de Documentación y Soportes orientado a comunidades, pero el usuario que esta en fase de prueba necesita un mayor soporte puesto que es el primer síntoma de como se va a establecer la relación Cliente/Proveedor en un futuro.

Otra batalla que gano ampliamente Kaldeera, con su inmediato ofrecimiento de soporte, y con la total satisfacción de poder hablar con gente en mi propio idioma, e inclusive tener acceso al Project Manager del equipo de Desarrollo de una forma muy fluida, es mas, es un contacto mas en mi MSN y Skype, lo cual significa que puedo intentar molestarlo en cualquier momento que lo vea OnLine.

Hablemos de Funcionalidades, ya que es lo mas importante al final del día, en este sentido la escala es la siguiente, Nintex, K2 y Kaldeera son los productos que mas opciones nos brindan al momento de trabajar con Procesos, a Datapolis lo veo como un producto que le falta madurar para llegar al nivel de los 3 Primeros. Nintex ofrece funcionalidades novedosas como ser su LazyApproval (Inclusive Vía Mobile) pero que no deja de ser una funcionalidad que podemos implementar de otra forma con cualquiera de las otras 3 herramientas.

K2 tiene amplia experiencia en el mundo de Workflows, ya que básicamente sus orígenes son de aplicaciones de este estilo, por tanto entienden perfectamente cuales son las necesidades del usuario final y están a la mano al momento de crear procesos, NINTEX tiene la ventaja de contar en sus filas con 2 EX Product Managers de Microsoft, con lo cual, también saben claramente Que es lo que no tiene SharePoint y que es necesario, Kaldeera promete la flexibilidad de adicionar funcionalidades adicionales a las numerosas con las que cuenta en Releases que se liberaran cada determinado tiempo y de fácil incorporación a la implementación que tengamos en nuestros servidores. Mejora continua que le dicen :) asimismo, la experiencia de trabajo en numerosas implementaciones genero que todos los requerimientos del lado del usuario estén incluidas, también la de los Developers como por ejemplo la posibilidad de ejecutar sentencias de PowerShell como paso de un Proceso.

Si yo Fuera…

Bien, ya llego la hora de concluir y tomar decisiones, así que, voy a intentar ponerme en el lugar de los 4 Roles principales en una organización para seleccionar que producto USARIA. Quiero aclarar que esta es mi opinión PERSONAL y que en ningún momento refleja la opinión de mi empleador. Esto esta basado en el trabajo con numerosas organizaciones en Latinoamérica, España y México con las cuales he desarrollado implementaciones de SharePoint orientadas a la Productividad, Colaboración y Comunicación Efectiva, lo cual significa que hemos visto Proyectos desde el lado del usuario final, el usuario avanzado, el Administrador de la plataforma y los desarrolladores.

Rol	Elección	Justificación
Gerente de Sistemas (BDM)	Kaldeera	Idioma, Costo/Beneficio, Funcionalidades, Reducción de Tiempos de Desarrollo, Bajo Costo.
Administrador de Plataforma (TDM)	Kaldeera	Facilidad de Implementación, Soporte Técnico Directo, Valor Agregado para el sector IT, Compatibilidad (No requiere instalación de Clientes o Adicionales en los equipos de los usuarios). Estabilidad de la Aplicación.
Usuario Final	Kaldeera	Idioma, Funcionalidades, Interfaz, Edición, Facilidad para construir sus procesos en forma independiente, rápido aprendizaje.
Usuario Avanzado	Kaldeera	Funciones Avanzadas, Integración de Datos, Simple Construcción de Procesos Complejos,
Desarrollador	Kaldeera	Manejo de Varios Entornos (Producción y Desarrollo con la posibilidad de Importar/Exportar), Escalabilidad, Ejecución de Comandos PowerShell, rápida integración con otras bases de datos y de diferentes plataformas, proyección de nuevas funcionalidades de manejo de datos. Basado en Estándares actuales. Reducción de Tiempos de Desarrollo. Asimismo Kaldeera ofrece una Licencia de Desarrollo para entornos de ese tipo y Homologación, inferior al costo de la licencia POR SERVIDOR lo cual es una ventaja importante en cuanto a costos.

También tomemos en cuenta la dimensión de las organizaciones, muchas veces me preguntan si por ser una empresa pequeña, este tipo de aplicaciones esta a su alcance o si realmente vale la pena la inversión para un numero reducido de usuarios.

Empresa	Elección	Justificación
Pyme (Pequeña) Hasta 20 Usuarios	Kaldeera	Dispone de Versión Pyme de bajo costo, poca inversión en Aplicación y Poca Inversión en Capacitación y Aprendizaje. Idioma y Escalabilidad.
Mediana (De 20 a 100 Usuarios)	Kaldeera	Dispone de Versión Pyme de bajo costo, poca inversión en Aplicación y Poca Inversión en Capacitación y Aprendizaje. Idioma y Escalabilidad.
Grande (De 100 a 300 Usuarios)	Kaldeera, Nintex o K2	Las 3 Son Soluciones Robustas, Estables, capaces de Manejar grandes implementaciones, dependiendo del Origen de la Corporación, Ubicación Física o Políticas Corporativas, la evaluación queda en base a los parámetros que comente anteriormente, pero si mayoritariamente nuestros usuarios son de habla Hispana, mi voto es para Kaldeera. Asimismo Kaldeera ofrece una Licencia de Desarrollo para entornos de ese tipo y Homologación, inferior al costo de la licencia POR SERVIDOR lo cual es una ventaja importante en cuanto a costos.
Global (Mas de 300 Usuarios) y Oficinas en Varios Países	K2 o Kaldeera	Aquí es donde K2 Compite con Kaldeera por temas de Lenguaje, Soporte y Distribución, nuevamente nos toca analizar el Porcentaje de usuarios de Habla Hispana, el tipo de contrato de soporte exigido por políticas corporativas, la ubicación física de la misma, pero en grandes implementaciones el costo de licencia por usuario o servidor juega un papel importante en el costo TOTAL de la implementación, en el cual, K2 y Nintex ofrecen licenciamiento en base a Servidor y Usuarios mientras que Kaldeera licencia por Servidor y con capacidad Ilimitada de usuarios, haciendo cuentas, también es la solución mas rentable, Datapolis tiene un costo de U$S 14.000 por su versión Ilimitada. En este caso nuevamente hablamos de Varios Servidores y 2 o 3 entornos (Producción, Desarrollo y Homologación o Pre Producción), tema que si contempla Kaldeera con su versión de Desarrollo accesible a las empresas que ya compraron la licencia Enterprise.

En Conclusión , la Herramienta de Workflows que Recomiendo para Proyectos donde reducir costos, tiempos de desarrollo y brindar una interfaz amigable al usuario final y en su propio idioma es sin lugar a dudas Kaldeera, ya que aumenta la productividad, es sumamente fácil de implementar y complementa perfectamente a SharePoint con las funcionalidades que de otra forma no encontramos en esta plataforma.

Nuevamente aclarar que, este análisis se trata de una opinión 100% Personal y obtenida en base a mis pruebas con los 4 productos del mercado, análisis de Costos y funcionalidades, con casos Reales y Ficticios en cuanto a implementaciones ya que evalué productos en producción y otros en Entornos Virtuales, y desde mi punto de vista de Administrador de Plataforma, Consultor en Implementaciones y en Productividad con SharePoint, Usuario Final y Usuario Avanzado, así como también en base a opiniones obtenidas en reuniones con numerosos clientes y varios roles en los cuales coincidimos en los criterios a analizar en el momento de evaluar la compra de uno u otro producto. En todo caso, recomiendo que sean ustedes mismos quienes evalúen las soluciones disponibles y siempre tengan en cuenta Que es lo que necesitan y si los productos cumplen sus expectativas en al menos, un 90%. De ninguna forma quiero con esto Desprestigiar o Descalificar a ninguna de las 4 Empresas ya que considero que todos los productos tienen sus ventajas y beneficios y merecen todo mi respeto. Espero que este documento les sirva de apoyo cuando se encuentren en esta tarea y me gustaría también ver sus opiniones al respecto en el sector de comentarios, ya que considero que lo mas importante de un blog es compartir opiniones y conocimiento con un gran numero de personas que como yo, ya somos SharePointAdicts (Lindo nombre para un blog ;) )