El crecimiento de SharePoint 2007 en las organizaciones está generando necesidades más complejas de los usuarios, las cuales nativamente no cumple, ni siquiera con SharePoint Designer en el sector de Business Process Managers. K2, una empresa con larga trayectoria en el desarrollo de aplicaciones para Workflows, lanzo recientemente BlackPoint, herramienta que personalmente esperaba probar desde que se anuncio la publicación de esta versión BETA. En esta revisión veremos los pasos de Instalación y Configuración para la puesta en marcha de la herramienta.
Requisitos Previos
- Windows 2003 Server Sp2
- SQL 2005 SP2 + Reporting Services
- SharePoint Server 2007 o SharePoint Services 3.0
- Framework 3.0
Hardware Utilizado:
- VPC Con Windows Server R2 SP2 y SQL 2005 SP2 con Reporting Services
- 2 gb de Ram.
Para descarar la versión utilizada, necesitamos registrarnos en el Sitio Web, el cual nos dará acceso al Link nos generara un número de serie para utilizar el producto por 30 Días aproximadamente.
Iniciamos el Setup (grafico) desde la opcion Launch K2 Setup :
Comenzamos el proceso de instalación, definiendo una ruta donde se ubicaran los archivos físicos de la aplicación, aceptación de los términos /condiciones para poder seleccionar los componentes que deseamos instalar en nuestro servidor.
Comienza el Proceso de Instalación Paso a Paso de similar forma a la que instalamos SharePoint (Primero la copia de archivos, luego la configuración de la aplicación):
Una vez finalizada la copia de Archivos, se nos habilitan las siguientes opciones en nuestro Servidor:
En Primera instancia se inicia el K2 BlackPoint Configuration Manager
Definimos el Tipo de Configuración del Servidor, que puede ser: Standalone, Farm o Update de una versión anterior; luego se habilitan los componentes necesarios para el tipo seleccionado:
Definimos el Web Site para el Runtime de la Aplicación así como también el Application Pool, tanto para K2 como para la configuracion de Reporting Services.
Asignamos los Puertos para los servicios de HOST & Workflow de K2 BlackPoint
En Este caso se presenta un error debido a no contar con Reporting Services Configurado en el servidor virtual, tema que nos imposibilitara el uso de las Herramientas de Reportes para la aplicación.
Iniciamos el K2 Server, el cual nos desplegó una ventana de comando con la ejecución de los procesos en curso :
Llego el momento de configurar la aplicación por tanto Ejecutamos K2 Studio para acceder a la pantalla Principal, donde necesitamos seguir los pasos establecidos (Entre los cuales se incluye la configuración de SharePoint).
El Primer paso nos explica como agregar la solución desde Operaciones de SharePoint.
Accedemos al Administrador Central de SharePoint donde vemos que se adiciono un nuevo TAB, K2 For SharePoint
El Primer paso es habilitar las Soluciones para los Sitios que tenemos Implementados:
Posteriormente accedemos a la consola para activar las Features (3) en el sitio Implementado:
Después de Activar las Features, es necesario Reiniciar el IIS (iisreset /noforce) debido a que se presenta un error de configuración al acceder a la Consola de Administración (Server Rights).
Se Accede a la Management Console para Activar a los usuarios:
Estamos prontos para poder configurar los datos del Servidor desde el K2 BlackPoint Studio:
Click en Add New Field donde configuramos los parámetros de la aplicación Web para trabajar con las opciones de servidor de K2 BlackPoint. Simplemente Nombramos nuestro Sitio Web, lo categorizamos, indicamos la URL del mismo:
Es importante destacar que siempre contamos con el botón TEST para probar los datos de las conexiones, evitando así tener que hacer un Troubleshooting de los errores.
Bien, hemos finalizado la instalación de la herramienta con pasos relativamente simples e intuitivos.
Creando nuestro Primer WorkFlow
Ahora estamos listos para la Creación del Primer Workflow, descubrir el verdadero potencial de la herramienta, así que manos a la obra:
En este caso, cree una Lista Personalizada, uno de los temas que notaran es que se agrego una nueva opción desde las Acciones del Sitio se denomina Activate Smart Objects , proceso que debemos realizar para poder trabajar con K2 en nuestro sitio creado.
Volvemos al K2 BlackPoint Studio para crear un nuevo Proyecto, notaran que la interfaz es igual a la de Office 2007, por tanto el menú de acciones es en el Botón con el Logo de K2, desde ahí hacemos click en NEW, definimos el nombre del proyecto y donde queremos salvarlo.
El Primer paso es crear un nuevo PROCESO:
Seleccionamos la opción dentro de 3 Tipos: Blank, Infopath o SharePoint.
En este caso trabajare con el Sitio K2Test que cree para las pruebas, lo primero a definir es el inicio del flujo, lo cual hacemos en una ventana de diseño tipo Visio:
Doble Click en el Icono de START (En el cual podemos definir como se inicia simplemente con un Drag and Drop del Tipo) para acceder a las propiedades:
Desde el principio, me gusto la cantidad de opciones que presenta para el manejo de las variables de inicio junto con las propiedades globales:
- Properties
- Escalations
- Exception Propert
- Process Start Rule
- Process Finish Rule
- Association Details
- Manage Project References
- Actions
Veamos ahora las ventajas que nos ofrece la herramienta Vs. Funcionalidades nativas de SharePoint o SharePoint Designer:
Desde las Propiedades globales podemos solucionar una de las limitantes principales de los Workflows de SharePoint que es la de gestión de tiempos menores a un día y la especificación del tiempo ESPERADO de duración del Flujo:
Lo cual, también desde las escalaciones, previo asistente podemos configurar de la siguiente manera:
Otro de los temas interesantes es la posibilidad de configurar nativamente las horas laborables:
Si Decidimos que la acción es enviar un mail, los parámetros de configuración son sumamente completos:
También la edición del Cuerpo del Mensaje soluciona uno de los inconvenientes de SharePoint Designer para usuarios Finales al momento de componer un mensaje en forma atractiva:
Solo nos resta configurar el SMTP Server para que la acción quede definida correctamente. Simple no?
Cuando terminamos de Construir el Flujo, solo tenemos que hacer el DEPLOY de la Instalación, en el cual se nos presentara un Asistente de Revisión del Mismo.
Hasta el momento las ventajas del producto son:
- Fácil Instalación / Configuración
- Control de Tiempos de Duración de Procesos
- Escalaciones en Base a Tiempos de Respuesta
- Definición de Horarios Laborales
- Interfaz Amigable para el Usuario Final
- Cero Líneas de Código
- Construcción de Flujos en Modelo Drag & Drop
- Múltiples parámetros de Configuración
- Escalabilidad
- Facilidad para construir procesos Complejos o Extensos
- Integración con Aplicaciones LOB mediante Web Services
- Integración de procesos con Tipos de Contenido
- Vista grafica de los procesos/tareas
- Delegacion/Redireccion de Tareas
- Servidor Dedicado de Workflows
Las Desventajas:
- No está disponible en idioma español por el momento
- Dependencia Obligatoria de Reporting Services
- Desarrollo de Procesos con Visio
- Desarrollo de Procesos con Visual Studio
Mi análisis personal del Producto es el siguiente:
K2 BlackPoint representa una potente herramienta de construcción de Flujos, con una interfaz amigable, numerosas opciones de parametrizacion, apta para el usuario final avanzado, un costo acorde a las soluciones disponibles en el mercado (Precios desde 5.000 a 15.000 U$S), con el soporte de una empresa solida con presencia de muchos años en el mercado. Soporte para Windows SharePoint Services 3 así como también para SharePoint Server 2007. Es el hijo menor de K2 en comparación a BlackPearl el cual posee funcionalidades adicionales interesantes.
Los principales competidores de K2 en Herramientas de Workflows integrables a SharePoint son:
- NINTEX WorkFlow 2008 – www.nintex.com
- QFLOW 3 – www.urudata.com
Bien, por el momento aquí termina la primer parte de este Review de K2 BlackPoint. En Próximos Posts iremos viendo las distintas opciones de la herramienta, así como también la creación junto con la puesta en marcha de un Proceso Complejo, reutilización de procesos, distribución en múltiples sitios, reportes, etc.
1 comentario:
Hola Hector,
un artículo muy interesante y exhaustivo. Te felicito.
Por otro lado, estoy en un proyecto Sharepoint en el cual se requería un diseñador de procesos.
Hemos estado evaluando los varios productos, entre los cuales también destacaría los que has comentado en el post.
Pero nuestra sorpresa ha sido encontrar un workflow para Sharepoint, de la empresa "Kaldeera", que encima es gratuito.
Incorpora las ventajas de K2 que comentabas con anterioridad, pero también está disponible en idioma español y los flujos de trabajo se diseñan mediante la propia interfaz web de sharepoint, con "Drag & Drop".
Un saludo.
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