Firmas Digitales en Office

Las firmas digitales son usadas para verificar la autenticidad del creador o del destinatario de un documento o mensaje y para asegurar que el documento no fuera interceptado y modificado antes de llegar a su destino final (Integridad del Documento) Cabe aclarar que firmar un documento no significa Encriptarlo.

Como Funcionan?

Las firmas digitales usan certificados digitales generados por un tercero, también denominado certification authority (CA). El CA es un servidor ejecutando un servicio de Certificados como ser el Certificate Server, incluido en Windows 2000 Server y Windows Server 2003.

Como Adicionar Firmas Digitales a los Mensajes y Documentos de Office 2007?

Se pueden firmar digitalmente documentos de Word, Excel, PowerPoint 2007 y mensajes de Outlook.

En Outlook, se pueden firmar mensajes en forma individual o configurarlo para que firme TODOS los mensajes salientes. Para firmar un mensaje individual, crear el mensaje y luego ir al Tab de Mensajes, click en Opciones tal como se muestra en la siguiente figura.

Click en Security Settings para adicionar una firma Digital al mail.

Click en el botón Security Settings y seleccione Add Digital Signature To This Message como vemos en la imagen.

Si todavía no tienes un Certificado Digital adicionado a la dirección de correo electrónico, va a ver un mensaje de alerta de Certificado Invalido y explica como obtenerlo.

Es posible conseguir una free digital ID para Mails Personales desde la empresa Thawte.

Los documentos de Word, Excel, o PowerPoint pueden ser firmados de 2 formas distintas:

• Transparente
• Con una Línea de Firma

La firma transparente provee seguridad a la autenticidad e integridad del documento sin ser visible en el mismo. Desde que adicionamos una firma al documento, este se vuelve en modo de SOLO LECTURA por tanto no podrá ser modificado.

Para adicionar una firma transparente, desde el botón de Office, seleccione Prepare como se muestra en la imagen a continuación:

Si no hemos guardado el documento todavía, se nos notificara que debemos guardar el documento antes de firmarlo y nos presenta la opción de guardarlo directamente, luego de esto se presenta la ventana para seleccionar el Usuario que firma el documento y el comentario, tal como vemos en la próxima imagen:

Podemos modificar el usuario desde el Botón Change, y se nos mostraran los usuarios que tengan certificados Validos solamente. Desde aquí presionando el botón SIGN firmaremos digitalmente el documento, esto significa que si el documento es modificado desde aqui en adelante, si alguien modifica el archivo, la firma de vuelve invalida y se nos notificara de esta acción.

También podemos adicionar Firmas Lineales al documento, para que las personas que lo necesiten puedan adicionar sus propias firmas. Para realizar esta tarea debemos hacer click en el Tab INSERT en la barra de office y Click en la Línea de Firma, esto despliega la siguiente pantalla de configuración :

Aquí es donde indicamos nuestro Nombre, Cargo y dirección de mail así como instrucciones especiales. Es posible adicionar Múltiples firmas a un mismo documento.

Podemos también permitirle a la persona que Firma, adicionar comentarios si así lo deseamos, esta opción aparece deshabilitada por defecto.

La Línea de Firma será insertada en el documento de la siguiente forma:

Cuando hacemos doble click en la firma aparece el cuadro de Firmas como vemos en la imagen:

Quien se encarga de firmar el documento puede ingresar su firma de las siguientes formas:

• Ingresando su nombre en el campo Firma
• Firmando directamente con un dispositivo tipo Tablet PC
• Insertando una archivo Grafico con la imagen de su firma escaneada.

En cuanto el documento es firmado, un cuadro de dialogo nos notifica que la firma fue adicionada al documento y guardado, asimismo se adiciona la fecha de la firma tal como vemos en la siguiente imagen :

Si abrimos el documento con Office 2007, el panel de firmas aparecerá a nuestra derecha, informándonos que el documento esta firmado, tengan en cuenta que cualquier cambio invalida la firma ingresada,

Consideraciones

Siempre que se habla de un proyecto de Gestión Documental y Procesos, las firmas digitales forman parte importante de los mismos, de esta forma y mediante Office 2007, podemos solucionar este problema en una forma simple y muy efectiva. Espero que esta guía les sea de utilidad, próximamente estaré publicando un articulo sobre como podemos utilizar las firmas digitales en los documentos .PDF.

También les dejo un video de como configurar las firmas digitales en Word 2007.