Gestión de NORMAS ISO con SharePoint

 

En estos días me encuentro trabajando en un par de proyectos de Integración de SharePoint a empresas que ya tienen ISO implementado y que desean gestionar todos sus procesos y documentación mediante una intranet, entonces, me pareció buena idea, ya que al momento de tener que justificar el producto no tenemos buena documentación en español, dejarles una serie de TIPS y de análisis de la norma para ver como SharePoint se ajusta y cumple con todos los requisitos, algunos de forma nativa (La Mayoría) y otros con un poco de personalización.

 

En la economía actual, proporcionar un producto o servicio de la más alta calidad ayudará a diferenciar a su línea de productos de su competidor, y proporcionar una ventaja estratégica. Muchos clientes están exigiendo que sus proveedores se ajusten a la norma ISO 9001: 2008 estándar.
De www.iso.org, "La norma ISO 9001:2008 especifica los requisitos para un sistema de gestión de calidad en una organización”
• Necesita demostrar constantemente su capacidad para proporcionar productos que satisfaga al cliente y normativas legales y los requisitos reglamentarios, y tiene por objeto mejorar la satisfacción del cliente a través de la aplicación efectiva del sistema, incluidos los procesos de mejora continua del sistema y la garantía de conformidad con el cliente y normativas legales y los requisitos reglamentarios.
Las Implementaciones de ISO 9001:2000 e ISO 14001: 2004 se llevaron a cabo en más de un millón de organizaciones en 175 países. "
El cumplimiento de todos los requisitos de la norma ISO es una gran tarea y requiere el apoyo de toda la organización.

La intención de este artículo es describir cómo Microsoft Office SharePoint Server 2007 puede ser utilizado como una herramienta en esta empresa, específicamente en el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Sección 4.2.3 Control de la Documentación. La mencionada sección de la norma ISO ofrece una guía para los requisitos que deben cumplirse en lo que respecta a control de los documentos a lo largo de su ciclo de vida, y se resume a continuación, junto con características de SharePoint que pueden ser utilizados para satisfacer estos requisitos:

Los documentos deben ser aprobados antes de que sean distribuidos.
SharePoint trabaja fundamentalmente con la construcción de Bibliotecas de Documentos y Flujos de Trabajo para ofrecer soluciones en base a configuraciones nativas. En algunos casos, la personalización puede ser necesaria para alcanzar la aprobación deseada establecida por la corriente de la política de calidad, pero en muchos casos el uso de funcionalidades nativas será suficiente.

Los documentos deben ser revisados / actualizados / re-aprobados, en forma periódica.

SharePoint proporciona "Políticas de Gestión de la Información" (que son de tipos de contenido específico) y pueden iniciar automáticamente los flujos de trabajo (basados en Metadatos Específicos del documento.). Por ejemplo, la Política de Gestión de la Información para un documento del tipo "procedimiento" automáticamente ejecutara la "revisión y aprobación de documentos" del trabajo un año después de la "Última Fecha de revisión de" valor para el documento. Tanto el tiempo (por ejemplo, días, meses, años) y el disparador de un flujo de trabajo (por ejemplo, revisan, aprueban Archivo, Borrar) son configurables a demanda.

La versión correcta del documento (s) deben estar disponibles en el punto de uso.

SharePoint ofrece varias opciones para satisfacer este requisito: Un seguro "Proyecto de Biblioteca de Trabajo" puede ser utilizado para los propietarios de los contenidos y los autores de colaborar en los documentos antes de que se "publique" el "Documento Final de la Biblioteca" al cual todos los miembros de la organización tienen acceso de vista.

La Activación de "Historial de versiones de documentos" en una biblioteca de SharePoint permite mantener una versión del documento cada vez que el mismo es modificado. Es posible la utilización de versiones Mayor o menor, y los usuarios autorizados pueden tener acceso a ver todas las revisiones de los documentos, mientras que otros usuarios pueden tener acceso a ver sólo la última versión. Dado que el documento se guarda como parte de la revisión de historial, esta funcionalidad puede ser usada conjuntamente con Microsoft Office Word 2007 y herramientas como "Comparar documentos" y "Control de cambios" para mostrar fácilmente los cambios de una versión a la siguiente.

NOTA: A pesar de que estas herramientas se pueden utilizar para ver las novedades que se produjeron entre las diferentes versiones del documento, todavía es una buena práctica para incluir y mantener una sección de Revisión del historial en el propio documento.

Identificar, controlar y supervisar los documentos de fuentes externas.

La arquitectura abierta permite la integración de SharePoint con fuentes externas:
• Los documentos que se reciban de fuentes externas a través del correo electrónico (u otras fuentes electrónicas), puede ser transferidos a SharePoint, y "etiquetados" con los metadatos para que las mismas políticas que se aplican a los documentos internos se pueden aplicar a los documentos recibidos a partir de un fuente externa.

• Los documentos que se reciban en forma impresa se pueden escanear y cargar en SharePoint.

Impidan la caída accidental / no intencional uso de documentos obsoletos.

Muchas de las características comentadas anteriormente son utilizados para satisfacer este requisito, por ejemplo:
• Sólo la última aprobación de la versión de los documentos están disponibles para su visualización por parte de los empleados
• Las Políticas de gestión de la información pueden ser usadas para archivo / eliminación der los documentos sobre la base de las normas especificadas (Vencimientos, Años, etc, lo cual permite una depuración e Higiene Automática de la base de datos de Contenido)

Preservar la utilidad de los documentos.

Los documentos deberán ser legibles (realizado por el almacenamiento de los documentos por vía electrónica) y fácilmente identificables (realizado utilizando propiedades de los metadatos asociados con el documento) que a su vez son características fundamentales de SharePoint.
Las notificaciones por correo electrónico, las alertas, el control de flujos de trabajo, la auditoría y el seguimiento histórico de todas las tareas que se han completado, son funcionalidades que facilitan los procesos descritos anteriormente.

Con el fin de ser certificada ISO 9001:2008, la organización debe desarrollar y documentar un procedimiento de control de calidad de los documentos. Los requisitos de la norma ISO 9001:2008 son genéricos y están destinados a ser aplicables a todas las organizaciones, independientemente del tipo, tamaño y producto. Recuerde que la orientación brindada por la norma es prescriptiva en lugar de descriptiva. En otras palabras, cómo aplicar el control de la calidad de los documentos depende de usted, siempre y cuando demuestre que ha cumplido con los requisitos establecidos.

Además de utilizar SharePoint para aplicar sistemas de gestión de documentos de calidad, es posible utilizarla también para la aplicación de Acciones Correctivas (AC), Acciones Preventivas (AP), y Gestión de Cambio (GC)  que son también exigencias de la norma ISO 9001.

NOTA: Este artículo no está destinado a ofrecer asesoramiento y orientación sobre el proceso de certificación ISO 9001:2008, sino más bien para proporcionar información sobre cómo SharePoint puede ser utilizado como una herramienta en el proceso de satisfacer los requisitos establecidos.

Si desean Recibir mayor información acerca del Modulo de Escaneo para SharePoint y/o soporte a nivel de consultoría para implementar SharePoint como gestión de sus sistemas de Calidad ISO, no duden en contactarme.