Debido a que la arquitectura de Windows SharePoint Services 3.0 está basada en el .NET Framework 3.0, contamos con la posibilidad de implementar flujos de trabajo en las listas de nuestros sitios, y que esos flujos de trabajo operen sobre cada uno de los elementos de nuestras listas, ya sea por una activación manual del flujo de trabajo o una activación automática al crear o modificar un elemento. Esto aplica tanto para las Listas como para las Bibliotecas de Documentos.
Si bien SharePoint Server 2007 incluye diversos flujos de trabajo ya predefinidos que podemos asociar a nuestras listas muchas veces es requerido crear procesos más específicos a las necesidades del negocio. Para realizar lo anterior contamos con dos maneras diferentes para construir estos flujos de trabajo: crearlos por medio de SharePoint Designer 2007 o crearlos programáticamente con Visual Studio .NET 2005.
SharePoint Designer 2007
SharePoint Designer 2007 es una herramienta basada en la exitosa herramienta de diseño de páginas Web FrontPage 2003. No obstante a esta relación, esta nueva versión fue concebida para trabajar directamente con sitios creados con Windows SharePoint Services 3.0 para poder crear y actualizar el contenido de los mismos, y lo más destacable: crear flujos de trabajo de una forma sencilla siguiendo algunos pasos bajo los términos de un asistente amigable para cualquier usuario.
Visual Studio .NET 2005
También podemos construir flujos de trabajo utilizando Visual Studio .NET 2005 utilizando las diferentes clases que expone Windows Workflow Foundation en el .NET Framework 3.0. Por medio de un Diseñador integrado al IDE de Visual Studio podemos modelar el flujo de trabajo que necesitemos de una forma rápida y sobre todo visual, lo cuál es importante en términos de comunicación para todos los integrantes de una empresa en el sentido en que todos puedan fácilmente saber cómo funciona esto o aquello sobre los documentos de los sitios o de sus portales.
Lineamientos
La pregunta aquí es: cuándo utilizar uno y cuándo utilizar el otro? A continuación se enlistan algunos lineamientos que nos pueden ayudar a determinar cuándo utilizar SharePoint Designer 2007 para la construcción de nuestros flujos de trabajo y cuándo usar Visual Studio .NET 2005.
Usuarios: Primeramente necesitamos determinar quiénes serán las personas que van a definir e implementar los flujos de trabajo en nuestra organización. Si son usuarios que no tienen un perfil técnico, claramente SharePoint Designer 2007 es la herramienta para ellos ya que es una aplicación pensada precisamente en ese tipo de personas. Por el otro lado si las personas que definen estos procesos son Desarrolladores o Profesionales de IT Visual Studio .NET 2005 es el camino a seguir.
Funcionalidad: Si necesitamos crear flujos de trabajo muy específicos, sofisticados y con gran funcionalidad, lo podemos lograr desarrollándolos programaticamente por medio de Visual Studio .NET 2005. SharePoint Designer 2007 en este caso está muy limitado a las funciones y opciones que nos ofrece su asistente.
Facilidad en el uso: No obstante a que con Visual Studio .NET podemos construir flujos de trabajo con cualquier tipo de funcionalidad, es requerido por supuesto tener conocimientos previos técnicos de desarrollo de aplicaciones para poder crear dichos flujos. Por su parte, SharePoint Designer 2007 está pensado para crearlos muy fácilmente.
Formularios: Los formularios son utilizados cuando se asocia un flujo de trabajo en una lista, cuando se activa un flujo de trabajo en un documento en específico, cuando se modifica el flujo de trabajo o cuando se modifican las tareas asociadas a estos. SharePoint Designer 2007 unicamente soporta formularios construidos con ASP.NET (los cuales los crea automáticamente cabe mencionar). Por el otro lado, con Visual Studio .NET 2005 podemos utilizar formularios de ASP.NET como también formularios hechos con InfoPath 2007, lo cuál nos brinda por supuesto más funcionalidad y sobre todo que se pueden integrar a las herramientas de escritorio de Office System 2007 como Word, Excel, PowerPoint y Outlook.
Quieres empezar a definir e implementar flujos de trabajo en las listas de tus sitios de SharePoint 2007 ? Tienes dos caminos, uno fácil y otro menos fácil. En el primero ganas rapidez en la construcción, podrás tener más audiencia para su uso... pero pierdes funcionalidad. En el segundo ganas gran funcionalidad y control pero claro, tendrás que pagar el precio al desarrollar cualquier tipo de aplicación: tiempo y esfuerzo.
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